Organizar un evento especial no tiene nada de difícil si se gestiona y planifica bien. En este artículo, cubriremos lo que necesitas saber para que el evento salga lo mejor posible. Una persona no preparada tardará mucho más en organizar un evento que alguien que lo hace habitualmente. Por lo tanto, avisa a tus colegas de que estás trabajando en ello y no estás haciendo otra cosa. ¿Qué hay que tener en cuenta al organizar un acto?

Registro

Describa detalladamente dónde se celebrará la conferencia, en una carta de invitación, o mejor, con un diagrama en el mapa. Hoy en día disponemos de un montón de aplicaciones para crear invitaciones llamativas que atraigan a más gente. No hace falta ser un diseñador profesional para hacer algo elegante o brillante. Con las plantillas gratuitas de invitaciones de vistacreate ,  elabora tus propias invitaciones utilizando múltiples plantillas prediseñadas que dejarán a todos impresionados.

La inscripción es el primer contacto de un invitado con su evento, afecta en gran medida a la experiencia general. La opción más sencilla es colocar carteles, avisar a los guardias de seguridad y contratar a un empleado para que registre a los invitados, les entregue las tarjetas de identificación y los folletos.

Plan de acción

Una vez que conozcas el propósito del evento, el contenido y la audiencia, ahora tienes que hacer un plan detallado con fechas y personas responsables de cada tarea. Puede incluir las siguientes áreas: preparación del lugar, decoración, marketing, trabajo con los ponentes, catering, folletos.

Tienes que partir de lo contrario: la fecha en la que la tarea debe estar terminada + el tiempo de ejecución + el contratiempo para las meteduras de pata.

El éxito del evento depende en gran medida de un plan realista y detallado. Gracias a él, entenderás el tiempo que se necesita para prepararlo. También hay que tener en cuenta que cuanto más complejo sea el evento, antes debe estar completamente preparado.

Ubicación

Tienes que saber para quién vas a hacer el evento, qué es lo que este público considera de buen nivel, y hacer que el evento sea un poco mejor. No te saltes a la torera, porque la próxima vez tendrás que superar este resultado.

A la hora de elegir el lugar, presta atención a lo siguiente. La temperatura es importante, así que comprueba el sistema de calefacción si celebras un evento en invierno, y los aparatos de aire acondicionado, si es en verano.

Evalúe los sistemas de ventilación, el número y el tamaño de las ventanas y puertas, y compruebe si se abren. Calcula si la sala tendrá tiempo de ventilarse durante la pausa del café.

Dispositivos

La calidad de la imagen de la presentación depende del nivel de iluminación y de la potencia del proyector. Por lo tanto, comprueba cómo está fijado el equipo, si hay cortinas en las ventanas, cómo protegen del sol y qué tipo de imagen se obtiene. También hay que saber qué hacer con el sonido.

Para que los oradores se sientan a gusto, ocúpate de un pequeño micrófono que se fije en la cabeza. Esto hará que el evento parezca un nivel superior, el orador no tendrá que aprender a sujetar el micrófono y tendrá las manos libres.

Si necesitas traducción, contrata a un intérprete y no ahorres en sistemas de traducción simultánea para los invitados. Cuanto más caro sea, mejor. Ocúpate de cargar las baterías de los receptores antes del evento.

El día del evento, revisa todo lo que se pueda revisar. Preste atención al ordenador portátil y a los micrófonos. Baterías de repuesto, pilas recargables, pegamento, cinta adhesiva de una cara, de dos caras y de tela, multiherramientas: debes tenerlo todo al alcance de la mano. Lleva diferentes cables y adaptadores: por mucho que lleves, en el último momento necesitarás alguno que no hayas llevado.

Agenda

Ten en cuenta la capacidad cognitiva del adulto a la hora de diseñar la agenda. Tus invitados podrán asimilar información durante 45 minutos. Después, tendrán que hacer una pausa para el café. Luego, de nuevo 45 minutos para una actuación, después del almuerzo. Este es un programa de trabajo estándar para eventos.

Todas las presentaciones deben estar dispuestas en el mismo estilo, esto demuestra el nivel de preparación del evento. Esto lleva tiempo, así que asegúrate de pedir a los ponentes que envíen el material con antelación. Adviérteles que no podrás cambiar nada, ya que no tienes a nadie que edite su presentación.

Banquete

Los invitados deben recibir suficiente comida para «funcionar» correctamente en tu evento. No debe haber tal cosa como no tener suficiente comida o como tener demasiada comida.  En el primer caso, la persona huirá de tu evento en busca de comida; en el segundo, se dormirá. Necesitamos un equilibrio.

Si organizas el evento por tu cuenta, lo mejor es contratar a una empresa de banquetes. Ellos saben exactamente qué y cómo se come mejor, cómo calcular el menú, etc. Enviarán a una persona que servirá el café, el té y te dirá con qué tartas.

El almuerzo debe hacerse 4 horas después del comienzo del evento. Es mejor concertar una cita con un restaurante cercano y dar a los invitados indicaciones sobre cómo llegar.