Vendedores que toman pedidos en la calle, depósitos que controlan stock y vencimientos, camiones que salen a reparto y clientes con condiciones comerciales diferentes. La operación de una distribuidora de consumo masivo tiene poco de estática.
Ese nivel de complejidad también se refleja en los sistemas que utilizan las empresas. Mientras los ERP tradicionales buscan adaptarse a distintos tipos de negocios, algunas soluciones fueron desarrolladas específicamente para la distribución. CHESS SUITE de Nextbyn es un ejemplo concreto de esta especialización, con un ecosistema pensado para integrar las distintas etapas de la operación.
Un ERP especializado está diseñado para la operación específica de la industria
La función central de un ERP es integrar la información de distintas áreas del negocio. En una distribuidora, esto incluye inventario, compras, ventas, logística, finanzas y facturación.
La diferencia está en cómo se construye esa integración. Un ERP horizontal puede configurarse para distintos tipos de empresas, pero las particularidades de una distribuidora no necesariamente forman parte de su diseño original. Un ERP vertical, en cambio, parte de los procesos propios de una industria y los incorpora desde el comienzo.
En distribución de consumo masivo, esto implica contemplar dentro de una misma lógica la venta en calle, el inventario, las condiciones comerciales, el almacenamiento, la logística y la relación con clientes y proveedores.
La propuesta de Nextbyn parte justamente de esa especialización. Su CHESS Suite tiene a Chess ERP como núcleo de gestión y articula alrededor de él las herramientas que intervienen en los distintos momentos de la operación: ventas, almacén, reparto, cobranzas y canales digitales.
Un ERP especializado conecta la venta en calle con la gestión del negocio
Buena parte de la actividad comercial de una distribuidora ocurre fuera de la oficina. El vendedor necesita acceder a precios, promociones, condiciones comerciales, disponibilidad y datos del cliente mientras realiza su recorrido.
Cuando el software de ventas funciona de manera independiente, el pedido debe sincronizarse posteriormente con el sistema administrativo. Cuando forma parte del mismo ecosistema, la operación puede continuar sin romper el flujo de información.
En CHESS Suite, esta conexión se da a través de Vendo APP, que integra la actividad de la fuerza de ventas con Chess ERP. El pedido tomado en la calle no queda como un dato aislado: puede alimentar los procesos que continúan con la gestión del inventario, la preparación de la mercancía, la logística y la facturación.
La herramienta móvil, de esta manera, no funciona solamente como un canal para registrar pedidos, sino como una extensión del sistema central en el lugar donde ocurre la venta.
Un ERP especializado permite gestionar el inventario más allá del stock disponible
En una distribuidora, saber cuántas unidades hay disponibles no siempre alcanza. También pueden importar el lote, la ubicación, la fecha de caducidad y la rotación de cada producto. En alimentos y bebidas, por ejemplo, una mala gestión puede terminar en mercancía que ya no puede comercializarse.
La gestión del almacén requiere entonces información precisa sobre qué productos hay, dónde están y qué movimientos deben realizarse.
Dentro de CHESS Suite, WMS Móvil lleva esta gestión al propio almacén y permite trabajar sobre operaciones como el control de mercancía, los recuentos y la preparación de pedidos. Al estar conectado con el resto del ecosistema, los movimientos realizados en el depósito no quedan separados de la información comercial y administrativa.
Así, la especialización no está únicamente en contar unidades, sino en contemplar las variables que hacen que la gestión del inventario de una distribuidora sea diferente.
Un ERP especializado permite gestionar precios y condiciones comerciales según cada cliente
Una distribuidora tampoco trabaja necesariamente con un único precio por producto. Puede manejar descuentos por volumen, promociones, límites de crédito y acuerdos comerciales diferentes según el cliente.
La dificultad está en que esas condiciones deben estar disponibles en el momento de la venta y mantenerse alineadas con la información administrativa.
Con Vendo APP, la información comercial que utiliza el vendedor se encuentra vinculada con el sistema central. Esto permite que las condiciones asociadas a cada cliente formen parte del proceso de toma de pedidos, en lugar de depender de información almacenada en herramientas separadas.
La integración también evita que la venta y la administración trabajen con versiones diferentes de los mismos datos.
Un ERP especializado integra la logística con el resto de la operación
La operación no termina cuando se prepara el pedido. Una vez que el vehículo sale del almacén, pueden aparecer devoluciones, rechazos, cobranzas, diferencias en la entrega o cambios durante el recorrido.
Si estos acontecimientos se registran por fuera del sistema y se cargan al final de la jornada, la administración trabaja durante horas con información desactualizada.
Entrega APP, dentro de CHESS Suite, extiende el ecosistema hasta esa instancia de la operación. La herramienta permite gestionar la entrega y las cobranzas y mantener esos movimientos conectados con la información que se generó en las etapas anteriores.
De esta forma, el recorrido del pedido no termina al salir del depósito: la información continúa actualizando el circuito administrativo a medida que la operación avanza.
Un ERP especializado integra también los canales digitales de venta
La operación de una distribuidora tampoco termina en la venta presencial. Los clientes pueden realizar pedidos a través de canales digitales y esperar que esa información mantenga las mismas condiciones comerciales y disponibilidad que el resto de las operaciones.
Cuando estos canales funcionan de manera independiente, vuelve a aparecer el problema de conectar pedidos, precios, stock e información de clientes.
Dentro de CHESS Suite, MYB2B incorpora el canal mayorista digital al mismo ecosistema y permite recibir pedidos online las 24 horas. De esta manera, una venta realizada por este canal puede integrarse con los mismos procesos de gestión que alimentan el resto de la operación.
Un ERP especializado integra las distintas etapas de la distribución
Una distribuidora podría resolver cada necesidad con una herramienta diferente: un ERP para administración, una aplicación para vendedores, otra para almacén, un sistema para reparto y una plataforma para pedidos online.
El problema aparece cuando todas esas herramientas necesitan compartir información.
La propuesta de Nextbyn busca resolver justamente esa fragmentación. CHESS Suite reúne Chess ERP, Vendo APP, WMS Móvil, Entrega APP y MYB2B, pero el diferencial no está solamente en tener todas esas soluciones disponibles. Está en que cada una responde a una etapa concreta de la operación y se conecta con las demás.